Запрошення обов'язково має містити повну офіційну назву заходу (без будь-яких скорочень). Місце, дата, час. Дата, час та місце проведення заходу зазначаються за правилами, прийнятими в країні гостя (якщо запрошення складено відповідною мовою).
У листі слід зазначити такі відомості:
- Про відправника листа: ПІБ, посада, адреса, найменування організації (якщо відправник – юридична особа), її реквізити. …
- Кому призначено листа. …
- Заголовок листа: «Запрошення». …
- Звернення до адресата. …
- Інформація про подію чи захід, на який запрошується адресат.
Офіційне лист–запрошення на зустріч слід адресувати безпосередньо заінтересованим особам. У листі слід докладно описати тему зустрічі, питання, які на ній розглядатимуть. Також слід повідомити про місце проведення зустрічі та час.
З повагою ________________. З радістю та задоволенням запрошую вас на свій день народження (дата та час) _____________ за адресою _____________________. Не забудьте захопити чудовий настрій, крапельку гумору та багато вільного часу, щоб сповна насолодитися святом!