Як правильно та грамотно писати листи?

Як правильно писати листи: 6 складових переконливого листи

1. Завжди чітко уявляйте те, про що збираєтесь написати …
2. Починайте лист з вашого висновку …
3. Розділіть ваші аргументи на кілька абзаців, що легко перетравлюються.
4. Підкріпіть кожен аргумент доказами.
5. Повторіть ваш висновок як заклик до дії

Що писати на початку листа?

Лист має: На початку утримувати привітання та звернення. Наприклад, «Здрастуйте / Доброго ранку / Доброго дня / Доброго вечора + поважаємо(ий) + І. О.». Слова в зверненні або вказівці адресата не можна скорочувати (наприклад, «шановний» як «ув.») – такі правила ділового етикету.

Як грамотно вести ділове листування?

Щоб на вашого листа точно відповіли, запам'ятайте ці правила:

1. пам'ятайте, навіщо ви звертаєтеся до співрозмовника;
2. показуйте співрозмовнику вигоди від вашої взаємодії;
3. перед початком спілкування попрацюйте із контекстом;
4. пишіть просто;
5. будьте ввічливі;
6. дотримуйтесь домовленостей.

Лайфхакер
Як навчитися красиво писати – Лайфхакер

Як правильно написати лист

Епістолярний жанр – це мистецтво. І хоча ми живемо в епоху стрімкого розвитку технологій і пишемо переважно електронні листи, багато людей спілкуються і навіть вирішують робочі питання не через інтернет-мережу, а звичайним способом.

Проте написання листів – дещо недооцінена навичка у сучасному світі, адже вона є фундаментом ефективного спілкування та професійного успіху.

ПИСАННЯ ЛИСТА: ОСНОВНІ ПРАВИЛА

Незалежно від форми створення – електронної чи рукописної – необхідно знати базові правила та вимоги до написання та оформлення листа.

По-перше, перед написанням листа слід визначитися з різновидом майбутнього листування, адже воно буває офіційним, напівофіційним та дружнім.

По-друге, тематика подальшого висловлювання: продумайте зміст листа, підберіть відповідне вітання та стиль тексту.

По-третє, почерк та мова. Якщо ви пишете листа від руки, важливо, щоб почерк був акуратним і розбірливим. Мовлення теж радять не ускладнювати: висловлюйтеся доступно та грамотно, без складних конструкцій та оборотів.

Нарешті, "упаковка". Якщо рукописний лист, найкращий варіант його оформлення – білий конверт. Він буде доречний для будь-якого різновиду та стилю листування. Кольорові конверти залиште для невимушеного дружнього спілкування.

Читайте також: Як стати уважнішим: поради для дорослих та дітей

ЯК НАПИСАТИ ЛИСТ?

Лист-прохання: зразок написання

Метою написання такого листа є прохання щодо надання певної послуги. Наприклад, узгодження дій, сприяння у вирішенні питання, виділення коштів, надання довідки чи відомостей. Дотримуйтесь правил ділової етики, адже лист-прохання є прикладом офіційного спілкування.

Лист-звернення: зразок

Лист-звернення, як і лист-прохання – взірець ділового спілкування. Тому воно повинно мати ввічливу та коректну форму.

Зразок офіційного листа

Традиційний офіційний лист має стандартну форму оформлення, тому має свою перевагу економію часу адресанта. Головне – бути стриманим, лаконічним, зберігати нейтральний та доброзичливий тон викладу.

Якщо вам потрібно написати офіційний лист, але ви боїтеся припуститися помилки (сумніваєтеся в доцільності мовних конструкцій або правильності оформлення), завжди можна звернутися до фахівця, якого легко знайти на сервісі BUKI.

Службовий лист: зразок

Без службового листування неможливо уявити повноцінний процес ділового спілкування. Отже, вміння якісно складати подібні листи дуже важливе. Одним із різновидів службових листів є мотиваційний лист. Його мета – справити про вас потрібне враження, звернути увагу на досвід у вашій професійній сфері, знання та вміння, ступінь поінформованості про діяльність навчального закладу чи підприємства та довести, що саме ви повинні отримати вакантне місце.

Фахівці з підбору персоналу зазначають, що саме мотиваційний лист, а не резюме може повною мірою розкрити кандидата.

Лист-повідомлення: зразок

Такий лист немає стандартної форми написання, тому його зміст викладається у довільній формі. Але, як і в будь-якого офіційного листа, у нього має бути чітка структура: назва, звернення, основна частина, висновок.

Ділові листи: зразки

Ділові листи відрізняються багатством свого розмаїття (залежно від призначення):

 Лист-звернення з проханням

Пропонуємо ознайомитись із зразком листа-запрошення. Це вид ділового листа, за допомогою якого можна сповістити людину чи групу людей про майбутній захід. До таких організованих дій належать виставки, наукові конференції, презентації, семінари, вечірки, ювілеї:

У діловому листуванні популярний лист-подяка. Вона може бути вашою відповіддю на запрошення, повідомлення, вітання та інші отримані листи.В установах та організаціях подяка може бути оформлена на фірмовому бланку з підписом та печаткою. Це офіційний документ, який має схожість із дипломом, почесною грамотою, посвідченням, і навіть може виступати як нагорода. Нижче наводимо зразок листа подяки спонсору за допомогу:

Читайте також: Як написати CV для вступу за кордон?

ЯК ПРАВИЛЬНО НАПИСАТИ ЕЛЕКТРОННИЙ ЛИСТ?

Кожен діловий лист зазвичай складається з наступних частин:

Запам'ятайте! Якщо ви хочете, щоб вас сприймали серйозно – ніколи не надсилайте листи з мила типу «[email protected]». Краще заведіть окрему пошту для ділових листування, а в її назві не вписуйте нічого, крім власного імені та прізвища.

• Обов'язково заповнюйте тему електронного листа. По-перше, так ви виявляєте повагу, адже одразу допомагаєте адресату здогадатися, про що йтиметься. По-друге, лист, який не має теми, ризикує потрапити до папки «Спам», і всі ваші зусилля будуть марними.

• У привітанні висловіть повагу до адресата. Завжди звертайтеся на початку листа на ім'я, наприклад: Доброго дня, Олено!

Якщо ви не знаєте імені, а лише прізвище, то пишіть: Шановний пане Кривенко!

Якщо є ризик порушити субординацію, то звертайтеся на ім'я та по батькові: Шановна Олено Вікторівно!

Починайте листа зі слів «Доброго дня». Уникайте «Доброго ранку» або «Доброго вечора», адже неможливо передбачити, коли саме адресат прочитає листа.

• Основна частина листи мають бути чітко структуровані. Згідно з давньою епістолярною традицією, змістовна частина будь-якого послання складається з трьох частин: преамбула, суть, резюме.

У преамбулі викладаються причини чи підстави для написання листа. Зазвичай, вона дуже коротка.Також у першому реченні доречно подякувати за співпрацю, запрошення, пропозицію, після чого викласти основну ідею листа.

Далі послідовно викладається суть питання. Не забувайте розбивати смислові блоки на абзаци, номерні та марковані списки, що полегшують сприйняття тексту.

• Лист має обов'язково містити підпис . Найкращий підпис – ім'я, прізвище, посада та назва організації. Якщо ви добре знайомі, і ділове листування з людиною має неформальний характер, можна підписуватися лише своїм ім'ям.

ЯК ПІДПИСАТИ ЛИСТ

Щоб подорож була успішною, а лист знайшов свого адресата, важливо правильно підписати поштовий конверт.

У верхньому лівому куті конверта заповнюємо адресу відправника в наступній послідовності:

1. ПІБ;
2. Вулиця, номер будинку та квартири;
3. Місто, область;
4. Поштовий індекс;
5. Країна.

Внизу праворуч в аналогічній послідовності заповнюємо адресу одержувача листа:

1. ПІБ;
2. Вулиця, номер будинку та квартири;
3. Місто, область;
4. Поштовий індекс;
5. Країна.

13 порад, як писати листи

Дорогі друзі, сьогодні я вирішив написати про наболіле – про те, як писати листи 😉 . Думаю, багато фахівців у різних галузях щодня отримують багато листів із запитаннями та проханнями про допомогу.

Ваш покірний слуга не виняток 🙂. Кількість листів із запитаннями та проханнями про допомогу в середньому становить 40-50 на день і часом перевищує мої фізичні можливості відповіді на них.

У листуванні значну частину складають листи, у яких питання та описи проблем не зовсім правильно сформульовані, через що вимагають додаткових листів, що уточнюють, що займає зайвий час як відправника, так і одержувача.

У цьому пості я хочу розповісти про те, як потрібно правильно писати листи з питаннями фахівцям, щоб отримання потрібної інформації займало мінімум часу і не вимагало зайвого листування.

Головне правило, на мій погляд, полягає в тому, що в листі дуже важливо дати зрозуміти, що ви цінуєте час одержувача. Все має бути стисло і чітко сформульовано.

1. Привітання

Я вважаю, що будь-який лист обов'язково має починатися з вітання. «Здрастуйте», «Привіт», «Добрий день» – написати ці слова не складає ніяких труднощів і займає секунди. Мені особисто не подобаються листи, які не мають вітання. Ніщо не цінується так дорого і не дається так дешево, як ввічливість.

2. Звернення на ім'я

На всіх сторінках блогу shakin.ru, де є форма зворотного зв'язку (наприклад, сторінка «Реклама»), я завжди пишу «Мене звуть Михайло», тому не бачу проблеми, щоб не звертатися до листів на ім'я. Підсвідомо будь-яка людина любить, коли її називають на ім'я.

І хоча «Майк» я люблю більше, ніж «Михайло» 😉 , будь-яке звернення на ім'я зійде 🙂 .

3. Спочатку погуглить своє питання

Скільки разів у листуванні мені доводилося давати посилання на матеріали, які я знайшов, просто набравши поставлене мені запитання у пошуковій системі! У мене навіть пальців не вистачить на руках та ногах 😉!

Якщо серйозно, то щиро раджу спочатку погуглити питання, що вас цікавить у різних варіантах (у тому числі англійською, перекласти можна через Google Перекладач) і витратити час, щоб вивчити знайдені матеріали.

У більшості випадків ви легко знайдете відповіді на свої запитання в пошукових системах або на форумах (туди багато людей і приходять, щоб спілкуватися, обговорювати специфічні проблеми з різних тематиків і відповідати на запитання).Навіщо витрачати час іншої людини, коли в багатьох випадках ви самі легко можете знайти все, що потрібно?

🔥 До речі! Я проводжу платний курс із просування англомовних сайтів SEO Шаолінь. Якщо цікавить, можете придбати на його сайті seoshaolin.com. Для своїх читачів роблю гарну знижку за промокодом "блог". Для отримання знижки пишіть мені на [email protected] із темою "Курс" або в Telegram @mikeshakin.

Запрошую вас передплатити мої канали в Telegram:

@shakinru – просування у рунеті.
@burzhunet – англомовне SEO.

Мене раптом зараз осяяло – я сам нікому листів із запитаннями не пишу, а просто шукаю в інтернеті. Якщо не можу знайти – питаю на відповідних форумах. Буває, це займає багато часу, але шукати вирішення свого питання самому мені набагато цікавіше.

Пишіть листи лише в крайніх випадках, коли ви дійсно не можете знайти відповіді на запитання.

4. Листи з метою просто дізнатися про думку

Я впевнений, що у багатьох сферах на одне й те саме питання є кілька різних думок навіть у авторитетних професіоналів, і всі вони будуть правильними.

Просування сайтів – це специфічна область. Як і в інших сферах, тут можуть бути прямо протилежні думки з одного питання в різних фахівців. І ті, й інші мають рацію, тому що в одних працює один варіант, в інших – інший. Наприклад, одні використовують різні тексти посилань для просування одного запиту, а інші ні (я належу до їх числа), і обидва варіанти можуть давати хороший ефект.

Писати листи фахівцям з метою дізнатися у них думку з того чи іншого питання (наприклад, «Чи потрібно використовувати різні тексти посилань для одного запиту чи однакові?») особливого сенсу немає, тому що це буде їх точка зору, тому що саме їхній спосіб працює краще для них. Вам це може не дати ефекту.

Найкраще спробуйте дізнатися цікавий для вас момент на практиці, і тоді ви точно знатимете відповідь на своє запитання.

5. Сформулюйте своє питання коротко та зрозуміло

Буває, відкриваєш листа, а там кілька тисяч символів тексту з довгим та заплутаним описом проблеми (іноді відразу кількох). Складається враження, що люди зовсім не цінують чужого часу. Якщо часу мало, то я не маю жодного бажання та можливості в рамках безкоштовної допомоги читати довгі листи.

Якщо в листі коротко і чітко сформовано питання, то шансів, що одержувач на нього дасть відповідь, набагато більше.

Можна брати приклад із програмістів, у яких модно писати код якомога коротше, або з Твіттера, де розмір повідомлень обмежений 140 символами.

6. Заголовок листа має бути осмисленим

Не варто писати заголовки виду «Допоможіть» або «Потрібна допомога». Такий заголовок не несе жодного сенсу.

Уявіть, що в поштовій скриньці одержувач побачить кілька десятків подібних заголовків у листів, і в інших будуть конкретні заголовки. На які він швидше відповість?

Порівняйте заголовки – «Питання за соціальними кнопками» або «Питання по WordPress». Відразу зрозуміло, про що суть листа.

7. Пишіть грамотно

Думаю, мало кому буде цікаво відповідати на лист, написаний із помилками. Наприклад, чи захочеться людині відповідати на лист із запитанням «Що та позиції не ростуть ваще? Каво міне зробити?» 😉

Якщо ви припускаєтеся помилок, то боротися з цим дуже просто – помістіть текст листа перед відправкою в Word, там всі поширені помилки та друкарські помилки будуть підкреслені червоною хвилястою лінією.

Також можна просто набрати фразу, яка у вас викликає труднощі в плані правильності написання, в пошуковій системі, і ви напевно знайдете рішення на сервісах питань і відповідей або на спеціалізованих форумах. Також є корисні сервіси gramota.ru, slovari.yandex.ru та therules.ru.

8. Уникайте «важких» скріншотів та файлів

Я вважаю, що не потрібно прикладати до письма великі за розміром скріншоти та файли. Мені доводиться помічати такі листи мітками, щоб згодом їх видалити для того, щоб звільнити поштову скриньку.

Скріншоти можна зменшити та оптимізувати (ось мій відеоурок на цю тему – Як оптимізувати зображення для сайтів та блогів), а також завантажити їх на будь-який хостинг картинок, наприклад, на radikal.ru чи twitpic.com.

Текстові файли можна стиснути в архів rar або zip. Можна взагалі зробити стильно – завантажити необхідні скріншоти, таблиці та інші документи на dropbox.com та дати на них посилання. Дуже зручно. Надалі просто видаліть ці файли, і одержувачу не потрібно буде видаляти листи з прикладеними файлами.

9. Якщо у вас проблема, то опишіть, що ви робили для її вирішення

Дуже багато листів надходить з описом тієї чи іншої проблеми з просуванням сайту. Зазвичай люди пишуть тільки про саму проблему (зниження відвідуваності ніяк не вдається підвищити позиції тощо).

При цьому в листах часто упускають найважливіше – що робилося в плані оптимізації та просування сайту. Без історії дій з оптимізації та просування по одному лише опису проблеми важко щось сказати. Ми ж не телепати 😉.

Тому якщо хочете написати про проблему з сайтом, то не забудьте згадати, які методи оптимізації та просування ви використовували. Якщо ви вже намагалися вирішити проблему, напишіть, яким чином ви хотіли це зробити.

10. Питання мають бути конкретними

Що можна відповісти на таке спільне запитання «Як розкрутити сайт?» Це те саме, що запитувати «Як стати щасливим», «Як стати багатим» і т.д.

Чим конкретніше питання, тим краще. На конкретне запитання можна отримати відповідь.

11. Вказуйте адресу сайту

Якщо ваше питання чи проблема безпосередньо пов'язані з вашим сайтом, то вказуйте його адресу. Буває, приходять листи виду «У мого сайту випали сторінки з Яндекса» або «Чомусь знизилися позиції», а самої адреси сайту немає.

12. Обов'язково дякуйте за пораду чи допомогу

Я вже звик, що за мою допомогу і поради багато хто не дякує. Ну допоміг старий Глобатор, витратив кілька хвилин свого часу, та й що з того? Йому ж зайнятися нема чим, він тільки й чекає, щоб відповідати на листи 😉 !

Ні, я таких махом обчислюю 🙂 . Якщо у відповідь на мого листа не говорять елементарного «дякую», то на наступні листи цієї людини я часто просто не відповідаю 😉 . Я краще зекономлю час на таких листах, накопичу з заощаджених хвилин пару годин, ляжу на диван, намою фруктів і подивлюся з дружиною якийсь чудовий фільм 😉 !

13. Не треба сідати на шию

Цей пункт, мабуть, я не люблю найбільше. Допоможеш людині один раз, а вона відразу буквально сідає на шию і надсилає ще кілька листів. Ніхто нікому нічим не зобов'язаний.

Думаю, нікому не подобається, коли у рамках безкоштовної допомоги починають надсилати один лист за іншим.

Продовжуючи тему листування.Ви можете зробити собі ефектний e-mail підпис за цією інструкцією.

Бажаю вам успішного збільшення відвідуваності ваших сайтів!

Десерт на сьогодні – відео про те, як хлопець підтягується на турніку на одному пальці. Теж так хочу 🙂 :

Підпишіться на розсилку блогу з корисними матеріалами з SEO

Читайте також: